Taakverdeling

De taakverdeling in de aanlevering kan worden ingericht zoals met betrokken partijen is afgesproken.

Varianten in de taakverdeling

In het aanleverproces zijn taken te verdelen. Afhankelijk van de omvang van de betrokken organisaties zijn hierin verschillende varianten mogelijk:

  • De minimale variant
  • De ‘normale’ variant
  • Uitgebreidere varianten.

De minimale variant: Bronhouder doet alles zelf

Om een aanlevering te kunnen afhandelen is er minimaal één gebruiker nodig die inlogt op het Bronhouderportaal. Dit is een gebruiker binnen de bronhouderorganisatie met de rol van Beheerder.

Deze Beheerder heeft voldoende rechten om zichzelf te autoriseren om helemaal zelf de vijf processtappen te doorlopen.

Als in dit scenario een leverancier betrokken is die ondergrondgegevens aanlevert dan is dat indirect. De leverancier levert de bestanden niet bij het Bronhouderportaal aan, maar via e-mail bij de Beheerder.

De Beheerder levert dan zelf de bestanden aan in het Bronhouderportaal en handelt ze daar verder af.

Een logisch gevolg is dat de bronhouderorganisatie in het Bronhouderportaal zelf te boek staat als zijnde de leverancier.

De ‘normale’ variant: Eén bronhouder, één leverancier

In andere variant is er naast de Beheerder bij de bronhouderorganisatie nog een medewerker betrokken van de leverancier.

Dit is de ‘normale’ variant in de zin dat dit in de praktijk het meest voorkomt.

In dit scenario kent de Beheerder zichzelf de benodigde rechten toe en machtigt vorvolgens de leverancier om aan te leveren bij het Bronhouderportaal.

De gebruiker bij de leverancier gebruikt de machtiging om de bestanden aan te leveren bij het Bronhouderportaal.

Na de aanlevering handelt de Beheerder het verder af.

In tegenstelling tot bij de minimale variant staat de leverancier voor deze levering in het Bronhouderportaal nu ook als leverancier geadministreerd.

Uitgebreidere varianten

In uitgebreidere varianten zijn er bij één levering meerdere gebruikers van de bronhouderorganisatie betrokken.

En er kunnen bij één levering meerdere leveranciers tegelijk betrokken zijn.

Taken voor bronhouders

Binnen een bronhouderorganisatie zijn aan gebruikers verschillende rollen toe te kennen die corresponderen met de verschillende taken die verdeeld kunnen worden:

  • De Beheerder maakt inlogaccounts aan en geeft collega’s de autorisaties die ze nodig hebben.
  • De Bronhouder richt aanleverprocessen in en accordeert aanleveringen als ze inhoudelijk zijn goedgekeurd.
  • De Interne Leverancier levert aan als er sprake is van aanleveringen vanuit de eigen organisatie.
  • De Interne Controleur beoordeelt aanleveringen inhoudelijk.
  • De Coördinator bekijkt hoe het gaat met de aanleveringen in het Bronhouderportaal en analyseert rapportages daarover.
Ook Bronhouder is een gebruikersrol
Met bronhouder wordt normaalgesproken een bestuursorgaan bedoeld: de bronhouderorganisatie. Maar in het Bronhouderportaal is het ook een gebruikersrol. Een gebruiker met de rol van Bronhouder is degene die ondergrondgegevens een in levering in het Bronhouderportaal uiteindelijk vaststelt en daarmee authentiek verklaart.
Rollen zijn te combineren
Het is mogelijk om aan één gebruiker meerdere rollen toe te kennen. Alle combinaties zijn mogelijk.

Bronhouders kunnen ook leverancier zijn

Bronhouderorganisaties kunnen zelf aanleveren in het Bronhouderportaal. Ze leveren dan normaalgesproken aan zichzelf aan. Daartoe is dan een gebruiker nodig met de rol van Interne Leverancier.

Daarnaast is het mogelijk om een bronhouderorganisatie te machtigen om aan te leveren bij een ándere bronhouderorganisatie.

Dit is de benodigde taakverdeling voor gevallen waarbij een bestuursorgaan ondergrondgegevens voor een ander bestuursorgaan inwint.

<Wie mag dit?>

Taken voor leveranciers

Voor een leverancier zijn er in het Bronhouderportaal geen verschillende gebruikersrollen. Alle gebruikers hebben dezelfde rollen en rechten.

Wat gebruikers kunnen doen wordt bepaald door machtigingen die de leverancier heeft ontvangen:

  • Via een Aanlevermachtiging kan de leverancier bestanden aanleveren bij de bronhouder die de machtiging heeft uitgegeven.

  • Via een Controlemachtiging kan de leverancier namens de bronhouder een aanlevering van een andere partij controleren.

In de praktijk zijn vooral Aanlevermachtigingen in gebruik.

Machtiging delegeren

Een leverancier kan een ontvangen machtiging delegeren naar een onderaannemer. De onderaannemer voert het werk dan uit namens de leverancier die daarmee automatisch de hoofdaannemer is.

Er is geen technische beperking aan het aantal keren dat een machtiging verder kan worden gedelegeerd naar een onder-onderaannemer enzovoort.

Het Bronhouderportaal registreert de delegatie voor leveranciers.

Voor de bronhouder is dit niet relevant. De leverancier die hoofdaannemer is blijft voor de bronhouder de aansprakelijke contractpartij.

Taken. . . en verantwoordelijkheden

Het Bronhouderportaal legt in het procesverslag vast welke organisatie welke stap uitvoerde in de werkstroom.

In het procesverslag wordt niet vastgelegd welke persoon voor die organisatie de stap uitvoerde.

De reden hiervoor is dat niet de persoon maar de organisatie functioneel verantwoordelijk blijft voor de acties van medewerkers in het Bronhouderportaal.

De organisatie is en blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor het juist toekennen en tijdig weer intrekken van autorisaties van de eigen medewerkers.



dinsdag 29 september 2020 | Verbetering afbeelding