Projectmachtigingen beheren

Als Bronhouder kunt u voor een project machtigingen uitgeven aan leveranciers en deze machtigingen beheren.

Voor de Bronhouder

Deze pagina is voor gebruikers met de rol van Bronhouder.

Wat zijn Machtigingen?

Een Machtiging maakt het mogelijk een externe leverancier voor een project te laten aanleveren of om aanlevering in het project door een externe leverancier te laten controleren.

Als u een leverancier een controlemachtiging geeft dan geeft u de leverancier toegang tot alle leveringen in het project. Wilt u dat inperken, maak dan een apart project aan waarin alleen de leveringen binnenkomen die u door die leverancier wilt laten controleren.

Een machtiging om aan te leveren of te controleren verschilt van een autorisatie voor hetzelfde doel. Autorisaties zijn alleen voor interne collega’s en zijn bovendien persoonsgebonden. Machtigingen zijn voor externe organisaties en niet persoonsgebonden.

Een leverancier herkent uw machtiging aan uw naam als uitgever van de machtiging, de projectnaam, de omschrijving en de referentie.

U kunt in een machtiging instellen dat goedkeuren of vaststellen automatisch gebeurt, zonder tussenkomst van een andere gebruiker. Deze opties ziet nadat u de machtiging eerst hebt aangemaakt en deze daarna opnieuw hebt geopend om deze aan te passen.

Alleen uw collega’s in uw organisatie zien de projectnaam en dan alleen als ze geautoriseerd zijn voor het project.

Wat kunt u doen?

Als Bronhouder kunt u de volgende zaken regelen:

  • Een nieuwe machtiging aanmaken:
    • Aanlevermachtiging
    • Controlemachtiging
  • Een machtiging wijzigen
  • Afhandeling automatiseren
  • Een machtiging verwijderen

Een nieuwe machtiging aanmaken

Open het Bronhouderportaal en ga naar het Projectmenu voor het project waarvoor u een machtiging wilt aanmaken:

Hoofdmenu en Projectmenu

Kies in het Projectmenu voor de menu-optie: Machtiging aanmaken.

Het Projectmenu wordt nu opgengeklapt:

Machtiging aanmaken

Selecteer de organisatie die u wilt machtigen.

Als u de organisatie niet kunt vinden dan heeft die zich misschien nog niet aangemeld bij de BRO. Of de organisatienaam is anders omschreven dan u verwacht.

Selecteer welk type machtiging u wilt aanmaken.

U heeft de keuze uit Aanleveren en Controleren.

Vul een omschrijving voor de machtiging in.

Vul hier een duidelijke en betekenisvolle omschrijving in waarin u verwijst naar bijvoorbeeld de locatie en de aard van het werk.

Vul een referentie in die verwijst naar de opdracht.

Gebruik hier bijvoorbeeld uw eigen verplichting- of contractnummer. Zet daarachter het offerte- of referentienummer dat uw leverancier gebruikt voor deze opdracht. Dan is de kans op misverstanden het kleinst.

Kies Opslaan om te bevestigen.

Controleer of er onder het Projectmenu een nieuwe Machtigingmenu is bijgekomen, zoals dit voorbeeld:

Machtigingmenu

Machtiging wijzigen

U kunt de beschrijving van de machtiging aanpassen:

Ga naar het Machtigingsmenu.

Kies voor de menu optie Aanpassen.

Machtiging wijzigen

Pas gegevens die u wilt aanpassen aan.

Kies Opslaan om te bevestigen.

Afhandeling automatiseren

U kunt de verwerking van een levering automatiseren:

Ga naar het Machtigingsmenu.

Kies voor de menu optie Aanpassen.

Machtiging wijzigen

Stel Automatisch goedkeuren in om een aanlevering automatisch goed te keuren.

Stel Automatisch accorderen in om een levering automatisch vast te stellen.

Kies Opslaan om te bevestigen.

Let op

Als u leveringen automatisch laat goedkeuren of vaststellen dan heeft u geen controle meer over deze stap in de werkstroom. U blijft wel wettelijk verantwoordelijk voor de kwaliteit van de levering. Automatiseer dit daarom alleen als u weet dat dit een verantwoorde keuze is. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat u buiten het Bronhouderportaal om al goede afspraken heeft gemaakt over de kwaliteitsborging.

Machtiging verwijderen

Na gebruik kunt u een machtiging weer verwijderen:

Ga naar het Machtigingsmenu.

Kies voor de menu-optie Aanpassen.

Machtiging wijzigen

Kies voor: Verwijderen.

Let op

U kunt een Aanlevermachtiging alleen verwijderen als alle leveringen die op basis van die machtiging zijn aangeleverd zijn verwijderd of gearchiveerd.



maandag 21 december 2020 | Instelmogelijkheid automatisch goedkeuren en accorderen toegelicht